2019-05-23

Comment choisir le vol de groupes le mieux adapté à votre événement ?

Vols de Groupes
Comment choisir le vol de groupes le mieux adapté à votre événement ?

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Qu’il s’agisse d’organiser un voyage incentive, le transfert d'une équipe sportive ou un simple transport vers un événement lambda, une équipe de professionnels peut faire bien plus que coordonner des horaires et gérer des bagages... Pro Sky met également à disposition ses meilleurs experts afin d’optimiser les événements MICE et créer une expérience de voyage unique et ce dès l’arrivée à l’aéroport.


« Beaucoup de passagers ne sont pas très enthousiastes à l’idée de prendre l’avion », explique Andy Falck, Director Aicraft Charters. « La plupart des voyageurs souhaitent simplement se rendre quelque part dans le but de découvrir de nouvelles choses... Le vol n'est pour eux qu'un moyen de rejoindre la destination. Mais Pro Sky peut faire du transport aérien une partie intégrante de l’expérience. »

 

ÉTAPE 1 : DEFINIR VOS PRIORITÉS POUR UNE SOLUTION ADAPTÉE.

En amont de la préparation du vol, notre contact Pro Sky vous demandera des informations en ce qui concerne la taille du groupe et les éventuels besoins pour ce qui est des bagages. Après avoir passé en revue ces détails logistiques, nous travaillerons avec vous pour trouver la solution à même de répondre à tous vos besoins, en matière de tarifs, d'horaires, de branding ou de tout autre type de personnalisation, dans l’aéroport ou à bord de l’appareil. En nous basant sur ces informations, nous pouvons également déterminer si votre groupe sera mieux servi par un vol régulier, par un vol affrété ou voir même par une combinaison des deux.

Votre calendrier peut également nous fournir des indices pour trouver la solution la plus adaptée. Par exemple, il arrive régulièrement qu’une entreprise commence à organiser un voyage incentive plusieurs mois avant même de savoir quels employés y participeront. Dans ce type de scénario, le choix d’un vol affrété est recommandé, car ce type de vol offre une certaine flexibilité en ce qui concerne les passagers. En effet, dans le cas d'un vol régulier ou commercial, le nom de chaque passager doit être indiqué au moment de la réservation.

 

 

ÉTAPE 2 : VOL RÉGULIER OU AFFRÉTEMENT AÉRIEN ?

Les vols réguliers constituent généralement la meilleure des solutions pour les groupes dont la taille n’excède pas 40 personnes. Pour les groupes plus importants, on préfèrera bien souvent se tourner vers la souplesse qu'offre l’affrètement aérien. Les vols affrétés sont en effet plus faciles à adapter en fonction de l’événement. « Ces vols permettent de créer une expérience singulière pour les passagers », estime Andy Falck. « Il est par exemple possible de personnaliser les annonces d’embarquement, de mettre en avant une marque à l’intérieur et à l’extérieur de l’appareil ou encore de distribuer facilement des objets à bord. » L’affrètement aérien c’est aussi la possibilité d'organiser une présentation durant le vol. D’autres clients apprécieront de pouvoir choisir le repas servi pendant le vol, ou organiser des animations particulières.

Mais Pro Sky peut également répondre à des besoins spéciaux pour les vols réguliers. Ainsi, il est possible de privatiser des espaces entiers dans les aéroports ou bien mettre en place un comptoir d’enregistrement dédié muni d'un tapis rouge et d’autre éléments de branding afin de mettre en avant une marque. On peut aussi personnaliser l'expérience à bord, notamment en proposant des repas spéciaux ou en imprimant un logo sur les appuie-têtes. À noter cependant que les services de branding et de confort ne sont pas toujours possibles sur les voyages réguliers.

>> LIRE AUSSI : 7 Conseils pour un Check-in exclusif

 

 

ÉTAPE 3 : UN CONTRAT QUI VOUS SIMPLIFIE LA VIE.

Notre mission est de simplifier considérablement l’organisation de vos vols de groupes. Un objectif que nous appliquons non seulement au sein de nos équipes, mais dans la rédaction de nos contrats. L’accord tient ainsi en quelques pages claires et faciles à comprendre. Il ne laisse planer aucun doute sur le calendrier des paiements, les conditions d’annulation ou les autres modalités.

Il illustre par écrit notre engagement à vous tenir informé de la ponctualité de votre vol et à prendre toutes les mesures nécessaires en cas de retard. Le départ est retardé de plus d’une heure ? Nous veillerons alors à proposer un service de distribution de boissons non alcoolisées pour votre groupe. Et s'il est retardé de plus de deux heures, nous nous chargerons d'organiser un repas. Nous nous occupons de ces questions comme vous le feriez, sans même que vous n'ayez à en faire la demande.

Une plus grande sensation de sécurité pour vous, et la garantie qu’aucune surprise ne surgira dans notre relation. Car c’est bien d’une relation dont il s’agit : en signant cet accord, vous profitez de nos services 24h/24 et 7j/7, aussi bien avant, pendant qu'après votre événement. Vous pouvez compter sur nous pour user de nos relations privilégiées avec les compagnies aériennes afin de faire notre maximum pour assurer un transport fiable.  

 

 

ÉTAPE 4 : LAISSEZ-NOUS GÉRER LES DÉTAILS.

Vos experts Pro Sky vous suivent tout au long de votre projet, que ce soit avant, pendant ou après votre voyage. Pour que ce soit encore plus facile pour vous, Pro Sky peut mettre à disposition un PRO SKY Flight Manager vous accompagnant à l’aéroport et en vol. Plus besoin de vous inquiéter.

Votre PRO SKY Flight Manager :

  • veille à ce que votre vol soit correctement affiché sur les écrans de l’aéroport, que les comptoirs d’enregistrement soient ouverts à l’heure et qu’ils disposent de l'affichage adéquat
  • accueille vos invités lors de l’enregistrement
  • assure la réception des VIP, la gestion des sièges spéciaux et les changements de nom
  • fait le suivi de vos heures de départ et d’arrivée prévues ainsi que celui des conditions du trafic aérien
  • gère les changements de dernière minute avec les agents de manutention, la compagnie aérienne et les fournisseurs
  • prend soin de vos invités et vous tient informé en cas de retard

 

 

ÉTAPE 5 : DÉTENDEZ-VOUS ET PROFITEZ 

En réservant par l’intermédiaire de Pro Sky, vous minimiser le stress engendré par la gestion logistique et aller à l’essentiel en vous concentrant sur la réussite de votre événement. Lorsque vous arrivez à l’aéroport, votre flight manager est déjà sur place prêt à gérer l'organisation du voyage, vous laissant la possibilité de vous concentrer sur votre groupe, au lieu de devoir vous occuper des détails de dernière minute. En vous installant dans le siège qui sera le vôtre pendant le vol, vous pourrez également observer les réactions des passagers face à l'intérieur personnalisé et autres éléments de branding.

« Pro Sky possède toute l'expertise nécessaire pour optimiser vos voyages de groupe », souligne M. Falck. « Grâce à son équipe, votre événement débutera et s'achèvera de la meilleure des manières possibles. » En prime, grâce à notre soutien, vous pourrez vous détendre, profiter de l’événement que vous avez organisé et apprécier les éloges que vous recevrez pour le travail accompli.


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Damien Berthelot

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Client Service Manager
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