Comment Gruppo Peroni Eventi a optimisé la gestion des déplacements événementiels grâce à Air Tickets to Events

Pour relever ces enjeux liés aux déplacements événementiels, Gruppo Peroni Eventi, agence événementielle internationale reconnue pour la qualité de ses expériences incentives, a choisi la plateforme Air Tickets to Events de PRO SKY pour l’un de ses plus grands événements clients à Dubrovnik.

Voici comment l’agence a transformé une logistique complexe en un processus fluide, économique et orienté participants.

Gruppo Peroni Eventi – la précision portée par la créativité

Gruppo Peroni Eventi est une agence événementielle internationale spécialisée dans les événements corporate haut de gamme, les incentives, les conventions et les expériences de marque. Tout en mettant l’accent sur la créativité, la précision et la réflexion stratégique, l’agence conçoit et réalise des événements de grande envergure, dans plusieurs pays, pour des entreprises multinationales issues de nombreux marchés et secteurs.

De la conception à la réalisation, Gruppo Peroni Eventi prend en charge chaque étape du projet, en garantissant une approche entièrement sur mesure. La complexité logistique se traduit par des expériences mémorables, créant une réelle valeur pour les clients comme pour les participants.

Faire face à la complexité à l’échelle internationale

« Nous devions organiser les déplacements pour un événement incentive majeur réunissant plus de 350 participants, au départ de 53 aéroports différents, et répartis dans plusieurs pays. »

L’équipe de Gruppo Peroni Eventi savait que cette organisation de grande ampleur exigerait une précision absolue. Avec les méthodes de réservation traditionnelles ils auraient eu à gérer à une multitude d’e-mails, des vérifications manuelles des vols et une communication constante pour gérer les modifications et validations, tout en tentant de maintenir des tarifs stables. Les années précédentes, cette approche avait entraîné des frais élevés, une coordination chronophage et d’importantes variations budgétaires.

Des résultats mesurables

En intégrant l’API Air Tickets to Events de PRO SKY à sa plateforme de gestion événementielle, Gruppo Peroni Eventi a obtenu des résultats financiers significatifs, avec une réduction d’environ 30 % des coûts de transport par rapport à l’événement de l’année précédente.

L’équipe a également évité les fluctuations tarifaires typiques des processus de réservation manuels. Pour le client de Gruppo Peroni Eventi, cela s’est traduit par des économies substantielles et une expérience de voyage fluide et sans stress.

« Notre client a été extrêmement satisfait, car il a réalisé d’importantes économies. Le processus était plus rapide et nous avons pu éviter les variations de prix. »

Une charge administrative et un temps de communication réduits de moitié

La plateforme a également permis une amélioration notable de l’efficacité.

« Nous avons réussi à réduire notre charge administrative d’environ 50 %. »

Toutes les données de réservation, les informations de vol et les coûts étaient centralisés en un seul endroit. Cela a éliminé les échanges par e-mail interminables et des mises à jour de tableurs sans fin, tout en facilitant la planification des transferts aéroport, des activités et de la logistique sur la base de données de vol en temps réel.

« Tout est plus rapide. Nous avons toutes les informations au même endroit et pouvons vérifier ce que nous voulons, quand nous le voulons. »

Maîtriser les coûts tout en offrant de la flexibilité aux participants

Air Tickets to Events a offert à Gruppo Peroni Eventi une visibilité complète et un contrôle total sur la gestion des déplacements aériens. Les budgets et paramètres ont été définis en amont, garantissant que chaque réservation respecte les limites fixées, tout en laissant aux participants la liberté de choisir les vols correspondant le mieux à leurs contraintes personnelles.

« Nous apprécions vraiment que les participants puissent choisir et réserver leurs vols eux-mêmes, tout en restant dans le budget, ce qui nous rend sereins. »

Grâce au suivi budgétaire en temps réel et aux contrôles des coûts, l’agence a conservé une visibilité permanente sur les dépenses et a pu agir rapidement pour sécuriser les meilleurs tarifs. La facturation consolidée a également simplifié le rapprochement comptable, supprimant la gestion de documents provenant de sources multiples.

La plateforme a par ailleurs permis de suivre l’avancement des réservations en temps réel et d’envoyer automatiquement des rappels afin d’encourager les participants à réserver tôt et à bénéficier des tarifs les plus avantageux.

Une expérience fluide pour les participants

Du point de vue des voyageurs, l’expérience a été simple et intuitive.

« Les participants ont indiqué que la réservation était facile et très bien organisée. Le processus était familier, rapide et professionnel. »

Cette simplicité et cette flexibilité ont directement contribué à un niveau de satisfaction élevé et, in fine, à une expérience événementielle globale de meilleure qualité.

Repenser la gestion des déplacements de groupe pour les événements

Le succès de ce projet illustre parfaitement comment une plateforme dédiée aux déplacements de groupe peut redéfinir l’efficacité des agences et des entreprises gérant des événements complexes et multi-marchés. Avec Air Tickets to Events de PRO SKY, les agences peuvent aller au-delà des processus manuels et se concentrer sur l’essentiel, à l’image de Gruppo Peroni Eventi : la création d’expériences exceptionnelles. Elles disposent désormais des outils nécessaires pour :

• gérer des réservations de vols individuels à grande échelle,
• garantir une visibilité et un contrôle complets des coûts,
• éliminer les tâches répétitives,
• offrir des expériences de voyage fluides, appréciées tant par les clients que par les participants.