Repenser les réservations de vols pour l’organisation d’événements

C’est précisément là qu’intervient Air Tickets to Events de PRO SKY : une plateforme digitale permettant l’organisation centralisée des vols pour des invités voyageant individuellement. Elle permet aux participants de réserver eux-mêmes leurs vols, dans un cadre clairement défini, tout en offrant aux organisateurs une vue d’ensemble complète. Un aperçu de la collaboration avec l’agence événementielle VON GRUEN ZU BLAU, ainsi que de l’expérience de son Managing Director Bastian Elbauer, montre concrètement comment cela se traduit dans la pratique.

Le cœur du travail de VON GRUEN ZU BLAU

Nous connaissons VON GRUEN ZU BLAU comme une agence de communication événementielle qui cherche avant tout à toucher réellement les gens. L’expérience est toujours au centre – avec l’ambition de créer quelque chose qui ait un impact au-delà de l’instant. Bastian Elbauer, Managing Director de VON GRUEN ZU BLAU, résume parfaitement cette vision : « Nous créons des moments de frisson qui inspirent et connectent les personnes. » 

Qu’il s’agisse d’un petit meeting ou d’un grand événement international, d’une conférence, d’un incentive, d’un anniversaire ou d’un team building, Elbauer et son équipe évoluent avec aisance dans des formats et des contextes très variés. Les secteurs accompagnés vont de l’IT et de la finance à la pharmacie et à l’industrie. Cette diversité se reflète également dans les solutions développées par l’agence. Comme le dit Bastian Elbauer lui-même : « Nous sommes aussi polyvalents que nos clients. » 

Ce qui distingue leur travail, c’est une posture claire : les événements ne sont pas une fin en soi, mais un moyen de connecter les personnes et de rendre les contenus tangibles. C’est cette exigence qui caractérise le travail de VON GRUEN ZU BLAU et en fait un partenaire solide et professionnel dans le domaine événementiel.

Pourquoi VON GRUEN ZU BLAU mise sur Air Tickets to Events

Ce qui a concrètement changé au quotidien

Quels aspects positifs avez-vous constatés ?

• Les participants peuvent rechercher et réserver leurs vols de manière autonome
• L’administrateur dispose à tout moment d’une vue d’ensemble complète des réservations et des coûts
• Soulagement significatif pour VON GRUEN ZU BLAU, sans risques liés à la protection des données via des réservations externes
• Aucune intégration supplémentaire d’agence de voyages ou de plateforme centrale de réservation nécessaire

Avant et après : un processus sensiblement différent

Qu’est-ce qui a changé par rapport aux processus de réservation précédents ou alternatifs ?

« Par rapport aux processus de réservation classiques ou à une gestion via nous en tant qu’agence, tout l’effort opérationnel a tout simplement disparu pour nous. Les malentendus, les questions de suivi et les erreurs de communication ont été totalement évités, puisque les réservations étaient effectuées directement par les participants dans un cadre clairement défini. Le résultat : un processus nettement plus fluide et plus transparent », explique Elbauer.

Un allègement là où il compte vraiment

Dans quelle mesure la plateforme vous a-t-elle soulagés ?

« Les réservations de vols ont été entièrement dissociées de notre rôle d’agence événementielle. Comme les réservations de voyages sont par expérience très chronophages et ne font pas partie de notre cœur de métier, le gain a été considérable. En particulier pour les événements avec un grand nombre de participants, la plateforme permet un gain de temps notable et nous permet de nous concentrer pleinement sur notre véritable expertise », souligne l’expert en événements.

La réaction du client

Quel a été le retour de votre client ?

« Le client a été très enthousiaste – notamment quant à l’étendue des fonctionnalités et à l’interface intuitive et facile à comprendre. Comme il ne disposait pas de solution de voyage interne, la plateforme a été perçue comme une véritable valeur ajoutée. La possibilité de piloter les budgets et la garantie que les réservations restent dans des plafonds de coûts définis ont été particulièrement appréciées. »

Pour qui la plateforme est particulièrement intéressante

Y a-t-il un aspect qui vous a particulièrement surpris positivement ?

« De notre point de vue, Air Tickets to Events est particulièrement attractive pour les PME opérant à l’international, mais ne disposant pas de leur propre solution de voyages. La création rapide d’événements, la simplicité d’utilisation et la vue d’ensemble claire des coûts totaux de tous les vols ont été très convaincantes et rendent la plateforme extrêmement pratique. »

Conclusion du point de vue de l’agence

Recommandation finale de Bastian Elbauer :

« En tant qu’agence événementielle, nous recommandons vivement Air Tickets to Events de PRO SKY. Elle offre aux entreprises une solution efficace, transparente et conforme au RGPD pour l’organisation des réservations de vols dans un contexte événementiel. Pour les organisations sans système de gestion des voyages interne, la plateforme représente un soulagement considérable, tant sur le plan opérationnel qu’administratif. Pour nous, elle signifie une charge allégée ; pour le client, un contrôle total des coûts ; et pour toutes les parties prenantes, un processus nettement plus fluide. Une recommandation claire pour des événements modernes et professionnels avec des besoins en déplacements. »

Avec Air Tickets to Events de PRO SKY, l’organisation des voyages passe d’un goulot d’étranglement à un élément intégré de la planification événementielle moderne – évolutive, transparente et bénéfique pour tous les acteurs impliqués. Pour des agences comme VON GRUEN ZU BLAU – et pour des décideurs comme Bastian Elbauer – cela signifie avant tout une chose : plus de focus sur ce qu’ils font le mieux – créer des expériences qui rassemblent.