7 bonnes raisons de participer régulièrement à des voyages de familiarisation

1. Améliorer son portfolio

Pour se démarquer de la concurrence, chaque année doit apporter son lot de nouveautés. En ce qui concerne les destinations, vous pouvez y parvenir de deux manières : proposer des voyages vers de nouvelles destinations tendances, ou remettre au goût du jour les destinations MICE classiques. Et chaque option a son lot de défis à relever : Comment découvrir les nouvelles destinations en temps voulu ? Et comment surprendre mes clients et proposer de nouvelles activités dans les destinations habituelles ? Dans les deux cas, le meilleur moyen est d'effectuer un voyage de familiarisation qui vous permettra d'ajouter de nouveaux temps forts à votre portfolio.

Un voyage de familiarisation réussi répondra aux questions suivantes :

• Quel groupe cible correspond le mieux à la destination ?
• Comment savoir à temps quelles sont les destinations à la mode ?
• Et comment puis-je dépoussiérer les destinations classiques ?

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2. Se faire une idée rapidement

Les recherches approfondies, c’est dépassé. Au cours d’un voyage de familiarisation de deux ou trois jours, vous obtiendrez des informations exhaustives et découvrirez les événements les plus adaptés à chaque lieu – et ce directement sur place. Avec ces connaissances terrains, il ne vous reste plus alors qu’à tirer vos conclusions et à vous demander lesquels de vos clients seraient intéressés par la destination. Un gain de temps, mais aussi un avantage clair par rapport à vos concurrents.

Un voyage de familiarisation réussi répondra aux questions suivantes :

• Parmi mes clients, qui seraient intéressés par cette destination ?
• Quels sont les principaux arguments en faveur de cette destination ?
• Est-ce un lieu plutôt adapté aux voyages incentives ou aux conférences ?

3. Découvrir une destination du point de vue du client

Un événement réussi, c’est bien plus que la somme de toutes ses composantes. Lors d’un voyage de familiarisation professionnel, vous découvrez non seulement la destination, mais aussi tous les facteurs propices à la réussite d’un événement. Par exemple, les options de vol, les possibilités de communication d’une marque, les transferts, les activités sur place, l'hôtel et les infrastructures des conférences. Mais vous découvrez aussi ce voyage du point de vue du client. La meilleure manière d'évaluer les services dont vous aimeriez bénéficier pour votre événement.

Un voyage de familiarisation réussi répondra aux questions suivantes :

• Quelle option est la plus adaptée : un vol régulier ou un vol affrété ?
• Quelles sont mes possibilités en matière de communication de la marque ?
• Combien de temps ai-je entre les différentes activités au programme ?

« Notre objectif est de présenter la destination dans son ensemble, c’est à dire avec ses habitants, sa culture, ses grands sites et sa diversité culinaire », explique Daniel Kusenbach, qui organise les voyages de familiarisation pour Pro Sky Germany « Les participants apprécient particulièrement de faire partie intégrante de l’expérience. Ils ont besoin de ces interactions, qui sont la meilleure façon pour eux de se faire une idée réelle de la destination. »

4. Se démarquer grâce à une expérience authentique 

Lors d’un voyage de familiarisation, vous faites bien plus que de vous renseigner sur les activités possibles, vous les vivez de tous vos sens.  Que ressent-on lorsque le vent fouette notre visage lors d’une promenade en chiens de traineau ? Quelle bonne odeur a la fregola fraichement préparée, cette spécialité de petites pâtes issue de Sardaigne ? Quand il s’agit de convaincre un client, ce sont les détails qui font la différence. Votre expérience réelle sur le terrain donnera vie à la destination pour vos clients. Car vous aurez un argument de poids : « Je l’ai testé moi-même. »

Un voyage de familiarisation réussi répondra aux questions suivantes :

• Quelles sont les conditions physiques nécessaires pour les participants ?
• Quelles activités conviennent le mieux aux petits ou aux grands groupes ?
• Et quelles sont celles qui se distinguent des offres existantes ?

« Lors de nos voyages de familiarisation, les Event Managers prennent part à des activités qui se distinguent nettement du catalogue habituel du secteur MICE » explique Gilles Meynard, qui organise les voyages de familiarisation pour Pro Sky France. « Nous organisons des sorties à ski sur les plus hautes pistes du Moyen-Orient ou des diners à Oslo reprenant le menu proposé à Kofi Annan lors de la remise de son prix Nobel de la paix. Cette année, nous nous envolerons pour Hollywood afin de visiter les studios de cinéma et de devenir acteurs le temps de rejouer l’un de ces vieux films américains. »

5. Nouer de précieux contacts avec les partenaires locaux

Pour organiser des événements inoubliables, vous avez besoin de partenaires sur place. Bien entendu, quelques recherches sur Internet suffisent à trouver rapidement des interlocuteurs. Mais ils n’auront rien de vrais contacts personnels. La confiance se fonde sur des expériences communes réussies, et forme la meilleure base à une collaboration sur le long terme, en plus de donner du poids aux recommandations que vous formulerez à vos clients.

Un voyage de familiarisation réussi répondra aux questions suivantes :

• Avec qui puis-je coopérer sur place ?
• Qu’en est-il de la barrière de la langue ?
• Comment s’organise la collaboration ?

« Grâce à nous, l’expérience de la destination est concrète », déclare Daniel Kusenbach, Director Sales pour Pro Sky. « Nous travaillons pour cela avec différents partenaires triés sur le volet. Nos partenaires évoluent au même niveau que nous dans le monde du B2B et sont spécialisés dans la planification MICE. En outre, nous sommes en permanence à la recherche de nouveaux partenaires de qualité, capables d’offrir aux organisateurs MICE des sites intéressants pour leurs événements. »

6. Obtenir de nouveaux partenaires via le réseautage

De fait, les voyages de familiarisation permettent bien plus que de simplement connaitre une destination. Ils sont l’occasion de nouer de nouveaux contacts, d'échanger des idées avec d’autres experts et de poser les bases de nouvelles coopérations. Les groupes de petite taille sont le cadre idéal aux discussions approfondies dans une ambiance détendue. Et bien souvent, il en découlera des coopérations à long terme.

Un voyage de familiarisation réussi répondra aux questions suivantes :

• Sur quoi travaillent mes concurrents ?
• Comment coopérer avec les autres participants du voyage de familiarisation ?
• Dans quelle mesure ai-je envie de coopérer avec les organisateurs du voyage de familiarisation ?

« La plupart du temps, les participants déclarent avoir non seulement découvert des lieux magnifiques, mais aussi avoir fait la connaissance de personnes intéressantes », ajoute Daniel Kusenbach. « Les six à dix inconnus qui forment un groupe deviennent rapidement un petit cercle soudé. Ces voyages sont ainsi une belle opportunité d'échange entre professionnels. »

7. Créer des présentations plus convaincantes

Avant même le décollage du vol retour, les participants commencent déjà à penser à leur présentation. Comment partager au mieux avec mes clients, ce que j’ai vécu lors de ce voyage ? Quels médias utiliser ? Les voyages de familiarisation sont l’occasion idéale de créer des supports marketing empreints d’authenticité. Par le biais de photos, de vidéos ou de brefs témoignages : se rendre sur place est aussi la meilleure manière de créer des présentations qui sortent de l’ordinaire.

Un voyage de familiarisation réussi répondra aux questions suivantes :

• Quels sont les faits importants pour présenter la destination ?
• Quelles sont les impressions visuelles que je veux transmettre ? Quelles sources utiliser ?
• Quelles sont les photos que je veux utiliser ? Et pourquoi pas mes propres photos ?

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