Unternehmen geben Einblicke in den Flugeinkauf

Hotels, Mietwagen, Flugtickets und mehr – das Travel Management sorgt sich um viele sehr unterschiedliche Reisedetails, Zahlen und Entscheidungen. Jedes Segment mit eigenen Anforderungen. Was Entscheider speziell im Flugeinkauf bewegt, darüber diskutierte Pro Sky mit Teilnehmern des „BME Kongress TRAVEL, MICE and MORE“. Dabei wurde sowohl der Status-Quo in den Unternehmen, als auch Tipps für die Optimierung ausgetauscht. Hier einige der interessantesten Erkenntnisse:

Kontrolle der Flug-Gesamtausgaben

• Extrakosten durch „Unbundling“ beschäftigen viele Travel Manager und Einkäufer. Um die Kosten kontrollieren zu können, werden genaue Daten erhoben (Kreditkarten, Reisekostenabrechnungen, etc.). Zur Optimierung kann es helfen, ausschließlich Gesamtkosten mit Fluggesellschaften zu verhandeln und in den Reiserichtlinien genau zu definieren, welche „Extras“ übernommen werden.
• Wie erreicht man Datentransparenz in Bezug auf die verschiedenen Airlines? Auswertungen von Fluggesellschaften können helfen, sollten aber nicht die einzige Datenbasis sein, da die Airlines manchmal wichtige Kostenfaktoren nicht berücksichtigen und zum Beispiel nur den „Flown Revenue“ dokumentieren. Weitere sinnvolle Datenquellen sind etwa das Partner-Reisebüro, die Kreditkarten-Transaktionen oder Auswertungen einer Reisekosten-Abrechnungssoftware.
• Fast jeder Firmen-Einkäufer beobachtet, dass es eine Herausforderung ist, die Ausgaben für Flüge über alle Bereiche des Unternehmens hinweg zu kontrollieren. Oft werden Volumina, die z.B. durch Gruppenflüge zu Firmenveranstaltungen entstehen nicht erfasst und gesteuert – damit ist auch die Verhandlung des Gesamtumsatzes schwer. Spezialisten wie Pro Sky kennen Wege, dieses Zusatzpotential zu heben und beraten die Firmen in dieser Thematik. 

Sicherheit

• Die Unternehmen definieren sehr unterschiedlich, wie viele Mitarbeiter im gleichen Flugzeug reisen dürfen. Aber selbst wenn ein Limit existiert, wird es nicht immer kontrolliert und eingehalten. Manchmal neigt gerade das Top-Management dazu, Grenzen flexibel auszulegen.
• Einkauf und Travel Management tragen bei der Auswahl von Fluggesellschaften eine nicht zu unterschätzende Verantwortung. Daher empfiehlt Pro Sky, auf objektive und professionelle Quellen zur Airline-Bewertung zu setzen. Im Idealfall entwickeln externe Berater zusammen mit dem Travel Management und internen Stake-Holdern (wie Security Abteilungen) eine gemeinsame Strategie.

Gruppen und Eventflüge

• Bei Gruppenflügen zu Firmenveranstaltungen ist eine fundierte Bedarfsanalyse essentiell, um beste Resultate zu erzielen. Pro Sky arbeitet zum Beispiel auf Wunsch verschiedene Szenarien aus, die dann vom Travel Management/Einkauf nach den eigenen Kriterien verglichen werden können.

Lösungen für Unternehmen mit kleinen Flugvolumina

• Über Verbände haben sich Unternehmen bereits für den gemeinsamen Einkauf zusammengefunden. Dabei sollte aber immer beachtet werden, dass keine kartellrechtlichen Bedenken angemeldet werden können.

Private Jets

• Travel Manager/Einkäufer wünschen sich mehr Kostentransparenz und Vergleichswerte, um Buchungsentscheidungen besser steuern zu können. Pro Sky hat deshalb zum Beispiel eigene Datenbanken mit Benchmarks entwickelt.

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