Wie Gruppo Peroni Eventi mit Air Tickets to Events die Anreise zu Veranstaltungen optimierte

Um diese Herausforderungen im Eventreise-Management zu meistern, entschied sich Gruppo Peroni Eventi – eine international tätige Eventagentur, bekannt für erstklassige Incentive-Erlebnisse – bei einem ihrer größten Kundenevents in Dubrovnik für die Plattform Air Tickets to Events von PRO SKY.

So verwandelte die Agentur eine komplexe logistische Aufgabe in einen effizienten, kostentransparenten und teilnehmerfreundlichen Prozess.

Gruppo Peroni Eventi – Präzision trifft Kreativität

Gruppo Peroni Eventi ist eine internationale Eventagentur, die sich auf hochwertige Corporate Events, Incentives, Kongresse und Markenerlebnisse spezialisiert hat. Mit einem starken Fokus auf Kreativität, Präzision und strategisches Denken konzipiert und realisiert die Agentur groß angelegte, länderübergreifende Events für multinationale Unternehmen in zahlreichen Märkten und Branchen.

Von der Konzeptentwicklung bis zur Umsetzung vor Ort übernimmt Gruppo Peroni Eventi jede Phase des Projekts und stellt dabei stets einen maßgeschneiderten Ansatz sicher. Logistische Komplexität wird so in unvergessliche Erlebnisse verwandelt, die für Kunden und Teilnehmende gleichermaßen messbaren Mehrwert schaffen.

Komplexität auf globaler Ebene

„Wir waren damit beauftragt, die Anreise für ein großes Incentive-Event mit über 350 Teilnehmern von 53 verschiedenen Abflughäfen in mehreren Ländern zu organisieren.“

Dem Team von Gruppo Peroni Eventi war klar, dass dieses Projekt höchste Präzision erforderte. Klassische Buchungsprozesse hätten unzählige E-Mails, manuelle Flugrecherchen und kontinuierliche Abstimmungen bei Änderungen und Freigaben bedeutet – bei gleichzeitigem Versuch, Flugpreise stabil zu halten. In den Vorjahren führte dieser Ansatz zu hohen Gebühren, erheblichem Zeitaufwand und starken Budgetschwankungen.

Messbare Ergebnisse erzielen

Durch die Integration der Air Tickets to Events API von PRO SKY in die eigene Eventmanagement-Plattform erzielte Gruppo Peroni Eventi deutliche finanzielle Erfolge. Die gesamten Reisekosten konnten im Vergleich zum Event des Vorjahres um rund 30 Prozent reduziert werden.

Gleichzeitig vermied das Team die typischen Preisschwankungen, die bei manuellen Buchungsprozessen auftreten. Für den Kunden von Gruppo Peroni Eventi bedeutete dies erhebliche Kosteneinsparungen sowie eine effiziente und stressfreie Reiseorganisation.

„Unser Kunde war äußerst zufrieden, da erhebliche Kosten eingespart wurden. Der Prozess war schneller, und wir konnten Preisschwankungen vermeiden.“

Halbierung des administrativen Aufwands und der Kommunikationszeit

Die Plattform sorgte zudem für eine deutliche Effizienzsteigerung.

„Wir konnten unseren administrativen Aufwand um etwa 50 Prozent reduzieren.“

Alle Buchungsdaten, Fluginformationen und Kostenübersichten waren zentral gebündelt. Dadurch entfielen zahlreiche Abstimmungs-E-Mails und manuelle Tabellenpflege. Gleichzeitig konnte das Team Transfers, Aktivitäten und Logistik auf Basis von Echtzeit-Flugdaten präzise planen.

„Alles ist schneller. Wir haben alle Informationen an einem Ort und können jederzeit alles überprüfen.“

Kostenkontrolle und Flexibilität für Teilnehmer

Mit Air Tickets to Events behielt Gruppo Peroni Eventi jederzeit volle Transparenz und Kontrolle über das gesamte Flugmanagement. Budgets und Rahmenbedingungen wurden im Vorfeld definiert, sodass jede Buchung innerhalb der Vorgaben blieb – während die Teilnehmerweiterhin die Freiheit hatten, die für sie passenden Flüge auszuwählen.

„Wir schätzen es sehr, dass die Teilnehmer ihre Flüge selbst auswählen und buchen können, während wir entspannt bleiben, weil alles im Budgetrahmen bleibt.“

Dank Live-Budgettracking und integrierter Kostenkontrollen behielt die Agentur jederzeit den Überblick über die Ausgaben und konnte schnell reagieren, um optimale Tarife zu sichern. Die konsolidierte Rechnungsstellung vereinfachte zudem die finanzielle Abwicklung erheblich und ersparte die Verwaltung von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen.

Darüber hinaus ermöglichte die Plattform eine Echtzeit-Übersicht über den Buchungsstatus sowie automatische Erinnerungen, um Teilnehmende zur frühzeitigen Buchung und damit zum Zugang zu den besten Preisen zu motivieren.

Ein nahtloses Erlebnis für die Teilnehmer

Auch aus Sicht der Reisenden verlief der Buchungsprozess reibungslos und intuitiv.

„Die Teilnehmer sagten, die Buchung sei einfach und sehr gut organisiert gewesen. Der Prozess war vertraut, schnell und professionell.“

Diese Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität führten zu einer hohen Zufriedenheit der Teilnehmer – und trugen maßgeblich zu einem gelungenen Gesamterlebnis des Events bei.

Gruppenreise-Management für Events neu gedacht

Der Erfolg dieses Projekts zeigt, wie eine spezielle Plattform für Gruppenreisen die Effizienz für Agenturen und Unternehmen mit komplexen, internationalen Events neu definieren kann. Mit Air Tickets to Events von PRO SKY können Agenturen manuelle Prozesse hinter sich lassen und sich auf das Wesentliche konzentrieren – so wie Gruppo Peroni Eventi: außergewöhnliche Erlebnisse zu schaffen. Die Plattform ermöglicht es ihnen:

• individuelle Flugbuchungen in großem Umfang zu managen,
• vollständige Kostenkontrolle und Transparenz sicherzustellen,
• repetitive Koordinationsaufgaben zu eliminieren und
• nahtlose Reiseerlebnisse für Kunden und Teilnehmende zu realisieren.